ترفندهای اساتید هاروارد برای افزایش بهره وری: چگونه با مدیریت بهتر لیست کارها به اهداف بزرگ تری برسیم - آوای وحش

فهرست کارها؛ دوست یا دشمن؟

بسیاری از افراد برای سازماندهی وظایف روزانه خود به فهرست کارها وابسته هستند. این فهرست ها با ایجاد ساختار و نظم، به فرد یاری می نمایند تا تمرکز بیشتری روی وظایف داشته باشد و کارها را اولویت بندی کند. اما مسئله اینجاست که بسیاری از افراد بدون توجه به کارآمدی و تناسب این فهرست ها با اهداف بزرگ تر، آن ها را به صورت پراکنده و با موضوع مسائل روزمره می نویسند. این کار باعث می گردد فهرست وظایف به جای اینکه به عنوان یک ابزار یاریی عمل کند، به عاملی برای استرس و کاهش تمرکز تبدیل گردد.

اشتباهات رایج در تنظیم فهرست کارها

ربکا آرنلد، نویسنده کتاب رنِگِید روتد (The Rooted Renegade) و مشاور دانشگاه هاروارد در زمینه رهبری و بهره وری، اشاره می نماید که افراد بسیاری فهرست کارهای خود را با روش های نادرست تهیه می نمایند. یکی از اشتباهات رایج این است که افراد فهرست کارهای خود را از ایمیل های ورودی شان استخراج می نمایند یا بر اساس احساسات منفی مانند شرم و گناه فهرست خود را تنظیم می نمایند. برای مثال، افراد ممکن است به خاطر اینکه احساس می نمایند باید به درخواست یا خواسته شخصی پاسخ دهند، کاری را به فهرست خود اضافه نمایند. آرنلد بیان می نماید که این نوع فهرست سازی باعث می گردد افراد به جای پیگیری اهداف شخصی و علاقه مندی های خود، بیشتر بر روی نیازها و خواسته های دیگران تمرکز نمایند و در نتیجه، به جای اینکه بهره وری و انگیزه شان افزایش یابد، دچار احساس خستگی و بی انگیزگی می شوند.

چرا فهرست کارها باید هدف محور باشد؟

یکی از نکات کلیدی در تنظیم فهرست کارها، توجه به هدف نهایی و تاثیر بلندمدتی است که ما در پی آن هستیم. آرنلد تأکید می نماید که بسیاری از افراد فهرست وظایف خود را بدون توجه به اهداف بزرگ تر و آرزوهای خود تهیه می نمایند. به این ترتیب، این فهرست ها معمولاً شامل وظایفی می شوند که انگیزه چندانی برای انجام آن ها ندارند و هیچ ارتباطی با مسیر کلی زندگی شان ندارند. به گفته او، فهرست کارها باید به جای تمرکز بر دیگران و انتظاراتی که آن ها از ما دارند، به طور ویژه بر تاثیر و تغییری که خودمان قصد داریم در زندگی و دنیا بگذاریم، متمرکز باشد.

چگونه یک فهرست کار موثر و هدفمند تنظیم کنیم؟

برای تنظیم یک فهرست کار موثر و هدفمند، پیشنهاد می گردد به جای اضافه کردن هر وظیفه ای که به فکر می آید، ابتدا اهداف بلندمدت و کوتاه مدت خود را تعیین کنیم. بهتر است این فهرست ها به شکلی طراحی شوند که به ما یاری نمایند در مسیر رسیدن به اهدافمان حرکت کنیم، نه اینکه تنها به انجام وظایف روزمره بپردازیم. در اینجا چند نکته برای تنظیم بهتر فهرست کارها آمده است:

1. اهداف اصلی خود را بشناسید: ابتدا به اهداف بلندمدت و کوتاه مدت خود فکر کنید و ببینید چه وظایفی مستقیماً به این اهداف مربوط می شوند.
2. وظایف را اولویت بندی کنید: بعضی از کارها ممکن است فوری نباشند، اما مهم اند. فهرست کار خود را بر اساس اهمیت و اولویت بندی وظایف مرتب کنید.
3. تمرکز بر تاثیرگذاری: به جای اضافه کردن کارهایی که برای دیگران انجام می دهید، به وظایفی بپردازید که باعث رشد و پیشرفت شخصی شما می شوند.
4. اجتناب از کارهای ناشی از احساس گناه و شرم: کارهایی را که تنها به علت احساس گناه یا فشار دیگران به فهرست اضافه شده اند، حذف کنید و سعی کنید روی کارهایی تمرکز کنید که به شما انگیزه می دهند.

تاثیر یک فهرست کار هدفمند در بهره وری و روحیه فردی

هنگامی که فهرست کارها با توجه به اهداف بزرگ تر و انگیزه های شخصی تهیه گردد، بهره وری و روحیه فردی به طور چشم گیری افزایش می یابد. این نوع فهرست ها به فرد یاری می نمایند که احساس ارزشمندی و موفقیت داشته باشد، زیرا وظایفی که انجام می دهد در راستای تحقق اهداف شخصی و تاثیرگذاری مثبت قرار دارند. به علاوه، این فهرست ها یاری می نمایند تا افراد از فشارهای بیرونی و احساسات منفی رها شوند و بتوانند با انگیزه و اشتیاق بیشتری به وظایف خود بپردازند.

فهرست کارها را به یک ابزار هدفمند تبدیل کنید

فهرست کارها اگر به درستی تنظیم گردد، می تواند ابزاری موثر برای دستیابی به اهداف و بهبود بهره وری باشد. نکته مهم این است که این فهرست ها باید بر پایه اهداف و ارزش های شخصی فرد تنظیم شوند و از پراکندگی و اضافه کردن کارهای بی اهمیت اجتناب گردد. به این ترتیب، فرد می تواند با تمرکز بیشتر و انگیزه بالاتر به وظایف خود بپردازد و در نهایت احساس رضایت و پیشرفت را تجربه کند.

منبع

fastcompanyمنبع: یک پزشک