تغییرات بزرگ با آزمایش های کوچک - آوای وحش

یک موقعیت را در نظر بگیرید: شما مدیر یک تیم هستید که اعضایش پرشور و مشتاق هستند و به کارشان خیلی اهمیت می دهند، اما یک مشکل وجود دارد که دا ئما تکرار می شود. مدام با هم بحث می کنند. هر کس روی حرف خودش پافشاری می کند. شما به عنوان مدیر، مدت هاست که شاهد چنین فرایندی هستید و به ویژه در جلسات، این را به کرات دیده اید و این دارد انرژی اعضا و حتی خودتان را تحلیل می برد. از خودتان می پرسید: چه عواملی باعث این اتفاق شده و چه طور می توانم آن را تغییر دهم؟ چطور تشویقشان کنم که جور دیگری با هم کار کنند؟

به هر حال، داشتن نیرو هایی که نسبت به کارشان اشتیاق دارند، ایده پردازی می کنند و از ایده شان دفاع می کنند، یک موهبت است، اما برای کسی که می خواهد آن ها را مدیریت کند، واقعا طاقت فرساست. شما به عنوان یک مدیر در این شرایط، ممکن است وسوسه شوید که اقدام اساسی و بزرگی انجام دهید تا همه چیز تغییر کند. اما تجربه نشان داده که بهتر است تغییر را با گام های کوچک شروع کنید: اقدامات کوچک و قابل اجرا.

ما نامشان را آزمایش های کوچولو گذاشته ایم. تران ها (Tran Ha)، استراتژیست کسب وکار و طراحی می گوید: آزمایش های کوچک، راهی برای معرفی ایده های تازه یا ترویج رفتار های تازه است. چه برای خودتان و چه میان اعضای تیمتان. این تجربه ها به لحاظ مقیاس، کوچک یا به اصطلاح ما، کوچولو هستند. وقتی با گام های کوچک شروع می کنید، تغییر، آنقدر ها هم ترسناک و خسته کننده نیست.

تران سال ها با من همکار بوده و ایده آزمایش های کوچک را برای نخستین بار سال ها پیش از او شنیدم. از آن موقع، من بار ها از این روش برای کمک به مراجعانم استفاده کرده ام تا بتوانند مسائل بزرگ را ابتدا به بخش های کوچک تقسیم کرده سپس رفع کنند. خودم هم از این روش استفاده کرده ام. مثلا اینکه چه طور بتوانم بهتر دورکاری کنم یا چه طور استرسم را کنترل کنم. این یک رویکرد است وآنقدر انعطاف پذیراست که در طیف وسیعی از شرایط کاربرد دارد، اما در عین حال، آنقدر ساختارمند است که با کمکش بتوانید از پس مسائل بزرگ و سخت برآیید.

روش آزمایش های کوچک، یکی از بهترین راه ها برای مدیریت تغییرات فرهنگی و رفع مسائل پیچیده است، چون به شما یک نقطه ورود نشان می دهد. انسان ها پیچیده اند و نحوه تعاملشان با یکدیگر به سختی قابل تجزیه و تحلیل است به ویژه وقتی دینامیک ها (یا همان عوامل موثر بر روابط) در تمامی ابعاد محیط کار ریشه دوانده باشد. به همین علت، شروع با گام های خیلی کوچک بسیار مفید و کاربردی است.

تران می گوید: (این روش)، مثل این است که یک تغییر خیلی بزرگ را به بخش های کوچک قابل هضم تقسیم کنیم و ذره ذره با آن مقابله کنیم، به جای ایجاد یک تغییر اساسی که می تواند برای بعضی از آدم ها طاقت فرسا باشد و برای بعضی دیگر، تهدیدآمیز.

جادوی این روش، مربوط به رویکردش است و اینکه چه طور کمک می کند موافقت بقیه را جلب کنید. وقتی دارید کاری را به شکل یک آزمایش یا تجربه انجام می دهید، در واقع دارید یک مشکل ادامه دار را به شکل یک مساله کم ریسک درمی آورید. وقتی برای نخستین بار یک مساله کوچک را حل می کنید، در واقع گرهی از یک کلاف سردرگم را باز کرده اید و این کمک می کند ببینید چه عواملی با هم ترکیب شده اند که منجر به فرایندی شده که دائم تکرار می شود.

طرف حساب شما، آدم های واقعی هستند که احساسات، عادت ها و پیشینه هایی دارند که در تقابل با هم هستند و گاهی ورژن های مختلفی از واقعیت، با هم در حال رقابت هستند.

برگردیم به مثالی که ابتدای مقاله آوردم؛ یک تیم که اعضایش، مشتاق و پرانرژی هستند، اما با هم سر ایده هایشان دعوا می کنند؛ و حالا مدیرشان از این شرایط به ستوه آمده. او نباید کاری کند که اعضای تیم، اشتیاق شان را از دست بدهند یا دیگر تمایلی به دفاع از ایده های خود نداشته باشند. او باید دنبال راهی بشود تا جو میان اعضای تیم و نحوه تعاملشان با هم به اصطلاح ریست شود.

شما هم اگر با مشکل مشابهی مواجهید، ابتدا باید وقت بگذارید و مسئله ای که قصد حلش را دارید خوب درک کنید (در این مورد: چه طور دینامیک های تیمی را تغییر دهم؟) ببینید چه افراد و عواملی روی این مشکل تاثیر دارند و شما درباره اش چه کار هایی می توانید انجام دهید. سپس یک اقدام خیلی کوچک را پیدا کنید که بتواند این فرایند را تغییر دهد. اگر آزمایشتان، به نظر طاقت فرسا می رسد، از یک گام کوچک تر شروع کنید. یادتان باشد: شما دنبال ایجاد تغییر در یک چیز کوچولو هستید.

برای آنکه شرح مختصری از آزمایشتان بنویسید، می توانید از این نمونه استفاده کنید. آن را در یک فایل ورد کپی کنید یا روی یک تکه کاغذ بنویسید:

مسئله ای که قصد حلش را دارم این است که....

آزمایش کوچکم این خواهد بود که....

می خواهم آن را از تاریخ... تا تاریخ...امتحان کنم

تغییری که می خواهم ایجاد کنم این است که...

ممکن است این موارد برای من مانع ایجاد کنند...

موفقیت به این شکل است که...

تا تاریخ ... فرایند پیشرفت را چک خواهم کرد

دوست دارم نتایج را با... به اشتراک بگذارم

چهار مورد اول از همه مهم ترند. چهار مورد بعدی اختکمک اند و ابتدا، حتی ممکن است ناشناخته باشند. این بستگی به آزمایشتان دارد. شما می توانید از این موارد برای شروع یک تغییر کوچک استفاده کنید، سپس دوباره از آن ها برای دور دوم و تکمیل دور اول استفاده کنید.

آزمایشات کوچک وقتی خوب جواب می دهند که شما روی شرایط تا حدی کنترل داشته باشید. می توانید آزمایش را خودتان (یا همراه با یک گروه کوچک) انجام دهید. بهتر است برای آن محدوده های زمانی بگذارید. باید آزمایشی را انتخاب کنید که امکان جبران آن یا بازگشت به حالت اول وجود داشته باشد.

نباید یکهو یک ابزار ارتباطی تازه را راه اندازی کنید یا تغییری ایجاد کنید که برنامه زمانی همه افراد را ناگهان تغییر دهد. باید آگاهانه روی یکی از جنبه های یک مشکل تمرکز کنید و یک جزو کوچک را تست کنید تا ببینید چه طور جواب می دهد یا آدم ها چه واکنشی نشان می دهند. هدف شما این است که به واسطه آزمایشتان، چیزی یاد بگیرید.

اگر هدفتان، تغییر نحوه واکنش افراد نسبت به یکدیگر است، می توانید آزمایش را با این سوال شروع کنید که در این تیم، ایده ها چه طور با هم تبادل می شوند؟. در جلسات مصاحبه، از آدم ها بخواهید به جای نوشتن ایده هایشان یا داد زدن بر سر یکدیگر، ایده ها را ترسیم کنند (یعنی روی کاغذ بکشند). ببینید افراد را چه طور به شرکت در مصاحبه ها تشویق می کنید و اگر لازم بود، آن را تغییر دهید. راهی پیدا کنید که افراد بتوانند به صورت ناشناس، بازخورد یا ایده دهند.

می توانید یک آدم تازه بیاورید که سوال بپرسد و مصاحبه را تسهیل کند. یک عضو میهمان دعوت کنید که بخشی از جلسات همیشگی تان باشد. یک اقدام ساده انجام دهید تا درباره دینامیک ها یا افراد تاثیرگذار در تیمتان، به شما اطلاعات دهد و ببینید برای آنکه صدایشان شنیده شود به چه چیز هایی نیاز دارند.

نباید در نقش رئیس یا استاد ظاهر شوید یا نحوه تعاملشان با هم به آن ها دیکته کنید. باید به آن ها چشم انداز دهید (یعنی خودشان را جای دیگری بگذارند و از نگاه آن فرد، به مسائل نگاه کنند) تا کمک کنید بفهمند که دفاع و پافشاری بر ایده شان چه طور مانع از کار گروهی می شود.

روش آزمایش کوچک در اینجا بهترین روش است، چون کمک می کند از شرایط فعلی که در آن، افراد ایده هایشان را به سمت هم پرتاب می کنند و حس می کنند بقیه باید تابع ایده شان باشند وارد یک شرایط تازه شوید. در این شرایط تازه، شما داده هایی در دست دارید که کمک می کند راه های سازنده ای برای تغییر راستا انرژی پیدا کنید.

پس از انجام آزمایش کوچک، ببینید افراد چطور نسبت به آن واکنش نشان می دهند و از داده ها برای تکمیل آزمایش و گام های بعدی استفاده کنید. آیا اگر افراد، قبل از جلسه در جریان ایده ها قرار بگیرند و رویشان فکر کنند، نحوه شرکت در مصاحبه ها تغییر می کند؟ آیا نوع ایده ها و بازخوردها، وقتی به صورت ناشناس هستند، تغییر می کند؟ آیا وقتی افراد ایده خود را تند تند روی کاغذ می کشند و آن را به بقیه نشان می دهند، لبخند می زنند؟ روی این آزمایش می شود بیشتر کار کرد.

یادتان باشد که شما دنبال حل کل مشکل نیستید، بلکه فقط دارید در یک راستا، قدم به قدم پیش می روید.

تران می گوید: این آزمایش ها اگر به لحاظ مقیاس و ابعاد، به اندازه کافی کوچک نباشند و بار فشار زیادی روی افراد باشد، جواب نمی دهند. مشکل معمولا این است که اقدام، یا بیش از حد بزرگ است یا آنقدر مبهم است که اصلا افراد نمی دانند قرار است به چه چیزی برسند.

ایده آزمایش های کوچک از برایان جفری فاگ، دانشمند علوم اجتماعی و رفتاری دانشگاه استنفورد الهام گرفته شده که به عادت های کوچولو معروف است. او در یکی از سخنرانی هایش در همایش تد (TED) گفت: اگر برای رسیدن به نتیجه، برنامه ای را طراحی می کنید، از جای خوبی شروع نکرده اید. باید رفتار هایی را طراحی کنید که به نتیجه منجر شوند. من و تران به این نتیجه رسیده ایم که این نظر، درباره ایجاد تغییرات در محیط کار نیز همان قدر صدق می کند که موقع تغییر عادت های فردی.

تران می گوید: ما معمولا برای خاموش کردن آتش، عجله می کنیم. صاف می رویم سراغ راه چاره ها و معمولا به راه چاره هایی برای یک مشکل اشتباهی می رسیم. آزمایش های کوچک اما، وادارتان می کنند که عجله نکنید و فضای مشکل را خوب بسنجید. به نظرم، این مجبورتان می کند که فضای مشکل را با آگاهی و هدفمندی بیشتری، کشف کنید.

آزمایش های کوچک همچنین کمک می کنند دیگران را به تغییر، متقاعد کنید. به جای اینکه با کوله باری از ایده های بزرگ، سراغ اعضای تیم بروید و به آن ها بگویید مشکل این است و این طور حل می شود رویکرد خود را تغییر می دهید. از مفروضات غرض ورزانه دور شوید و نتیجه بررسی هایتان، اطلاعاتی به شما می دهد که موقع ایجاد تغییر بزرگ تر، می توانید به آن ها استناد کنید.

برای مخاطب شما، پذیرش چیزی که قبلا آزمایشش را پس داده، راحت تر است از یک ایده جاه طلبانه که هنوز تست نشده. می توانید از اطلاعاتتان همچنین برای مخالفت با ایده هایی که از نظرتان جواب نمی دهند استفاده کنید. اگر ایده هایتان را بدون هیچ سند و مدرکی به سوی هم پرتاب می کردید، احتمالا نتیجه نمی گرفتید، اما حالا با اتکا به داده هایتان، صندلی قوی تری دارید.

چیزی که درباره آزمایش های کوچک جالب است اینکه بعضی افراد از این روش به عنوان یک نیروی محرکه و شروعگر استفاده می کنند؛ که جواب هم می دهد. من و تران با هم برنامه شتاب دهنده رهبری زنان را راه اندازی کردیم که مربوط به زنانی است که مدیریت افراد و پروژه ها را در حوزه روزنامه نگاری بر عهده دارند. به این زنان، ابزار هایی عملی دادیم تا با کمک آن ها بتوانند نوآوری ها را هدایت و تغییرات را مدیریت کنند. طی چهار سال گذشته، شاهد دست به دست شدن جادوی آزمایشات کوچک در میان بیش از 100 مدیر زن بوده ایم. بعضی از آزمایشات کوچک مورد علاقه من از این قرارند:

کار از خانه برای یک روز در هفته (این روش را یک فرد درون گرا پیشنهاد داده بود که در انجام کار ها در یک دفتر کار باز، مشکل داشت. این آزمایش او منجر به وضع یک سیاست تازه مربوط به کار از خانه در شرکتشان شد)

بیرون بردن تمام صندلی ها از اتاق جلسه (این تغییری است که به طرز شگفت آوری می تواند در تغییر دینامیک ها و کار های امکان ناپذیر موثر باشد)

روزی یک هفته، ناهار را در جایی غیر از میز کار بخوریم (این روشی بود که یک کارمند که مدت ها نادیده گرفته شده بود، اجرا کرد)

ایجاد یک فضا و انجام مراسمی برای جمع کردن لپ تاپ که به شوخی نامش را شب به خیر کامپیوتر گذاشته بودم (راهی برای اینکه بتوانم در دوران دورکاری، شب ها از کار دست بکشم)

تران می گوید: این یک روش قدرتمند برای تفکر درباره ایجاد تغییر و تقویت قابلیت ها و رفتار های رهبری ای است که کمک می کنند هنگام ایجاد تحول و در شرایط مبهم، برگشت پذیر باشید. در حال حاضر، همه چیز مبهم و غیرقطعی است و بسکمک از صنایع دارند تغییر شکل می دهند. داشتن این ابزار ها باعث می شود تغییر و عدم قطعیت، کمتر ترسناک باشد.

همه این ها را گفتیم تا ببینید آزمایشات کوچک تا چه حد مفیدند، چه در حوزه فردی و چه به عنوان یک مدیر. شما علاوه بر ایجاد اشتیاق در افراد وقتی که احساس رکود می کنند، باید درک کنید که الهام و اشتیاق، با روش های دیگری نیز در افراد زنده می شود. آزمایشات کوچک شما می توانند هر چقدر که دوست دارید هیجان انگیز و خلاقانه باشد.

همزمان که افراد به این تغییرات کوچک واکنش نشان می دهند یا همکاران تازه پیدا می کنید، جایی که انتظارش را ندارید، متحدانی پیدا خواهید کرد. به هر حال، این روش کمک می کند چیز های تازهی یاد بگیرید و انرژی دوباره ای به جو ارتباطی حاکم بر محیط کار تزریق کنید؛ و در این راستا، همچنین کمک می کند نسبت به ایده ها و رهبری خود، اعتماد به نفس پیدا کنید.

منبع: Fortune

مترجم: مریم مرادخانی - دنیای اقتصاد